Ontrommel je business

By Katinka | Tijdsmanagement

ontrommel je business

Ontrommel je business – zo doe je het in 10 stappen

Je business ontrommelen is de sleutel tot organisatie, controle en het allemaal rond krijgen. Hoe vaak krijg ik niet de vraag: “Katinka, hoe doe je het toch allemaal, hoe krijg je het allemaal rond?”

Voel jij ook alsof je in een draaikolk van verwarring, werk, deadlines en techniek zit? Voelt het op dit moment zelfs aan alsof je business in conflict komt met je pesoonlijke leven (je weet wel: het voelt alsof je zelfs geen persoonlijk leven meer hebt nu).

Je blijft hollen in de hoop dat je ooit bij beent.

Als dit jou beschrijft – dan ben je in een constante staat van overweldiging – en dan is deze gids wat voor jou.

Ontrommel je business – de ultieme gids

Hierin zal je praktische stappen krijgen hoe jij je business kan evalueren, weggooien wat niet werkt en je systemen onder de loep nemen. Tijd besparen en ontrommelen in elk onderdeel van je werkleven zal je nieuwe energie geven.

Dit zijn de 10 stappen

  1. Stroomlijn je business
  2. Ontrommel je fysieke ruimte
  3. Ontrommel je geestelijke ruimte
  4. Ontrommel je online tools
  5. Ontrommel je werkdruk
  6. Ontrommel je inbox
  7. Gebruik de juiste tools
  8. Ontrommel je computer
  9. Ontrommel je relaties
  10. Zorg goed voor jezelf

Stap 1 : Stroomlijn je business

Een snelle stroomlijner is een paswoord manager installeren. Eens je een tijdbesparend systeem opgezet hebt zoals een paswoord manager, zal het je elke dag nieuwe tijd besparen.

En ja, ik besef het. Iets nieuws installeren kost tijd.

Anne mailde me onlangs : Niets werkt zoals de in handleidingen of de video’s van mijn paswoord manager staat beschreven. Mijn Windows 10 lijkt wel heel anders te zijn als alle andere mensen in het universum, maar eindelijk heb ik het rond gekregen. Ik wou dat ik dit eerder had gedaan. Wat een gemak zeg dat je uiteindelijk maar 1 paswoord meer hoeft te onthouden. Nooit meer klikken op paswoord vergeten, naar mijn mail, opnieuw instellen, nadenken waar ik het dit keer ga bewaren, 7 versies tegenkomen van je paswoord daar waar je het gewoonlijk bewaart … Ach, je kent het wel. Blij hoor nu!

Installeer Lastpass of Roboform

lastpass

roboform


Stap 2 : Ontrommel je business door je fysieke ruimte te ontrommelen

Werk jij in een ruimte die ook voor jou werkt? We dromen natuurlijk allemaal van een ruimte, weg van familielawaai en chaos, maar het belangrijkste is dat de ruimte echt voor jou werkt.

Dit kan zelfs een hoekje in de slaapkamer zijn of een bureautje in je keuken zodat je een oogje kan houden op kinderen die huiswerk maken. Of misschien hoor jij bij de gelukkigen die een aparte ruimte hebben.

Zo ontrommel je jouw fysieke ruimte:

Stap 1: maak een lijst

  • Bekijk je ruimte met verse ogen, alsof je er nog nooit geweest bent.
  • Wat werkt voor je en wat niet?
  • Heb je alles op je bureel direct bij de hand nodig?
  • Kan je toestellen consolideren? (bijvoorbeeld door een scanner weg te doen en een printer en scanner in 1 te kopen)?
  • Wat heb je nodig, echt nodig, maar mis je nog?
  • Maak een lijst.

Stap 2: neem 3 dozen

Neem 3 dozen en schrijf met marker op een box:

  • Weggeven : alles wat je niet wil behouden maar nog goed genoeg is, gaat in de weggeef-box.
  • Nieuwe plaats : alles wat niet in je bureau hoort maar wel in een andere ruimte (zoals een bepaalde vaas of die dubbele CD toren), gaat in de nieuwe plaats-box.
  • Weggooien : alles wat niet meer werkt, je niet meer nodig hebt, gaat gewoon weg.

En ahum …. Misschien heb jij wel een 4de box nodig 😊

  • Wassen : heb jij onlangs een deadline of crisis doorstaan via een hele reeks koffie’s en staan de koppen nog steeds te blinken op je bureau? Tijd voor de was-box.

Stap 3 : het meubilair

Hoe zit het met meubilair. Het moet praktisch en comfortabel zijn. Moet er iets vervangen of hersteld worden. Maak een tripje naar Ikea als je snel nieuw, goedkoop en fris meubilair wil.

Stap 4 : de “finishing touch”

Wanneer alle praktische dingen opgerommeld zijn, is het belangrijk je ziel te voeden. Want dit is de plaats waar jij gaat creëren.

  • Wat zou werken in deze ruimte voor jou meer ontspanning bieden of een luxueus gevoel. Of wat zou je gewoon mooi vinden? Wat zou jou helpen om “in the zone” te komen? Voor sommige mensen (ik) is het een vaas met verse bloemen. Voor anderen is het mooie muziek terwijl ze werken.
  • Zoek naar manieren om de “mood” te creëren waarin jij je geheel kan focussen.

Je bureau zou eigenlijk als een oasis moeten aanvoelen. Een plaats waar jij je helemaal jezelf kan voelen. Een plaats waar jij inspiratie vindt  en je droom kan leven.


Stap 3 : Ontrommel je business door je geest te ontrommelen

Je dagdagelijkse taken stroomlijnen, je to-do lijst op orde krijgen en een mooie werkruimte creëren zijn allemaal belangrijke dingen. Maar als je ooit echt je business onder controle wil hebben, moet je diepere vragen stellen en focussen op:

  • Wie jij bent
  • Hoe jij werkt
  • Leren, hoe werkt dat voor jou het beste
  • Wat jou motiveert
  • Wie of wat er voor zorgt dat jij helemaal in de zone bent
  • De dingen die jou voldoening geven
  • Wat voor jou als een beloning voelt

Maar voor we hier dieper op ingaan, gaan we eerst even dat monster vanonder het bed uithalen, nl.

  • Wie of wat haalt jou naar beneden
  • Wat maakt dat jij dingen uitstelt

Het zijn deze 2 punten die maken dat 99% van alle kleine bedrijven eeuwig en onsuccesvol blijven vechten om hun online business op orde te krijgen. Ze lopen verloren in uitstelgedrag zoals het nieuws lezen op websites en tijd spenderen op Facebook omdat ze niet weten wat hun volgende stap is. Dit groeit dag in dag uit met een sneeuwbaleffect in een monster van chaos en overweldiging.

Succes vraagt energie en focus – en dat is het omgekeerde van het zielvretende uitstelgedrag en verlamming. De sleutel is om weg te stappen van wat het ook is dat jou doet uitstellen en te focussen op de positieve dingen van vraag 1 tot 7 hierboven.

Eens jij jezelf de tijd geeft om echt over elke vraag na te denken en te beantwoorden, één voor één, dan zal het ontrommelen van je business meer efficiënt en gefocust verlopen.

Alle systemen en tips in de wereld kunnen jou niet helpen als jij niet jouw geheime innerlijke saboteur hebt geïdentificeerd en jij jouw innerlijke krijger hebt aangesproken.

Kijk ook in dit artikel als jij je gremlins wil aanpakken.


Stap 4 : Ontrommel je business door je online tools te ontrommelen

Het pad naar een winstgevend bedrijf is zelden rechtdoor. We proberen nieuwe dingen, downloaden het laatste nieuwe programma of tool, verzamelen klantenmagneten, recordings van webinars, …

En tegen de tijd dat jij jouw pad gevonden hebt, heb je een bulk aan rommel verzameld die je nooit meer zal bekijken en gebruiken, zoals:

  • Domeinnamen die je kocht maar nooit gebruikte
  • Tools en software die niet werken of je niet meer dienen
  • Cursussen die je nooit bekeek en nu al out of date zijn (Ik kocht me ooit een Facebook Ads cursus om na een jaar te beseffen dat Facebook alles veranderd had en die cursus dus nooit meer van tel zou zijn – hoe stom toch hee)

Je mag dan denken dat een collectie van domeinnamen verzamelen toch echt geen kwaad kan … de waarheid is dat alle ongebruikte dingen toch een effect op je hebben. Ze nemen ruimte in op je “harde schijf” en die plaats willen we net heel opgeruimd houden.

Tijd om te laten gaan. Zeg op, zeg af, deactiveer …

Neem dan een kijkje bij de trainingen die je kocht en evalueer deze tegen jouw huidige business model en doelen. Zijn ze nog steeds relevant? Als het antwoord ja is, zet dan tijd in je kalender om deze te leren en te gebruiken. Zo niet, weg er mee.

Vind je het eng om trainingen waar je goed geld voor betaalde weg te gooien, zet ze dan allemaal op een aparte harde schijf en bewaar ze daar. Maar niet meer in jouw computer of huidige werkruimte.


Stap 5 : Ontrommel je business door werkdruk te ontrommelen

Maak een lijst van alle taken die je doet in een dag. Druk dit 2 maal af. Op de ene lijst highlight je de taken waar je dol op bent.

Op de andere lijst neem je een andere kleur en highlight je alle taken die je:

  • Naar beneden halen
  • Vervelend vindt
  • Domweg haat om te doen

Met die 2de lijst ga je bekijken welke actie je hierbij gaat ondernemen

  • Elimineren
  • Delegeren
  • Evalueren

Ga doorheen elke taak en vraag jezelf:

  • Zal mijn business er onder lijden als ik deze taak elimineer?
  • Wie zou deze taak kunnen overnemen?
  • Kan ik het me veroorloven om een expert aan te nemen die dit efficiënter kan dan ik? Zal de tijd die ik bespaar mijn meer geld opbreng doordat ik met andere taken verder ga? Kan ik het me veroorloven om niet te delegeren?
  • Wat is het dat deze taak zo vervelend maakt? Moet ik misschien leren hoe ik dit echt onder de knie krijg? Of interesseert dit me gewoon niet en voelt het aan als tijdverlies? Veroorzaakt het uitstelgedrag?

Even een adempauze en de checklist alvast downloaden? Op deze checklist staan alle taken uit dit blogartikel.


Stap 6 : Ontrommel je business door je inbox te ontrommelen

Oooh, die emails toch. Als er 1 ding is dat je als ondernemer overweldiging en chaos kan bezorgen en waar we allemaal last van hebben, dan is het een overvolle email inbox.

Email chaos alom! En dit zorgt voor een chaotisch hoofd. En maakt dat je belangrijke mails mist. En maakt dat je veel te snel afgeleid bent door weer een nieuw “marketing idee of tool”.

Hoe ontrommel je en hoe blijft je een schone inbox houden?

Ontrommelen kan heel makkelijk en snel. Maar het vraagt moed. Delete alles. Natuurlijk moet je wel even bekijken welke emails echt cruciaal zijn om te behouden. Voor mij zijn dit enkel vragen van klanten en samenwerkingen. De rest kan weg.

Een schone inbox houden

Maak alvast 3 folders in je inbox

  1. = Actie
  2. = Bijhouden of Archief
  3. = Later lezen

Voor ik een mail lees, stop ik deze in één van deze 2 boxen.

  • Actie: dit betekent emails die je moet beantwoorden of waar je iets mee moet doen.
  • Archief: dit betekent informatie die je wil bijhouden zoals logins, facturen, ..
  • Later lezen: betekent leuke mails, cursusmails, … Kortom alles wat je interessant lijkt maar wat je nu afleidt van je echte werk.

Ik plan dan 2 momenten op de dag dat ik met mijn actie-folder aan de slag ga. Deze momenten zijn NIET eerste werk ’s ochtends maar laatste werk ’s ochtends en laatste werk ’s avonds. Omdat ik wanneer ik hier mee start, weer snel in de uitvoerende ‘niet geld opbrengende’ taken zit te wroeten.

Ik blok vrijdagochtend (of soms zaterdagochtend) een studeerperiode om een cursus die ik kocht te doorlopen of om de Later Lezen folder door te spitten.

Er is elke keer wel een cursus die ik dan tijdens deze studeerperiode bekijk en daarom kom ik zelden toe aan de Later Lezen mails. Op de 30ste van elke maand verwijder ik dan ook alle Later Lezen mails.


Stap 7 : Ontrommel je business en gebruik de juiste tools

Proficiat! Als jij ondertussen al actie hebt ondernomen, dan zit je nu op een plezierige en inspirerende plek, met taken waar jij van houdt.

Nu wordt het tijd om die taken die jij overhoudt :

  • Nog leuker te maken
  • En gefficiënter te maken
  • Natuurlijk winstgevender te maken

Een taak wordt pas leuk en efficiënt als jij alles wat je moet kennen om deze taak uit te voeren goed onder de knie hebt. Dus maak alvast een lijst van die taken waar je nog meer kennis voor moet opdoen. Ik hoop dat het er hoogstens 3 zijn en minder is beter natuurlijk.

  • Plan dan een tijd in om deze taak te leren. Let op: zorg ervoor dat het inschatten van je tijd realistisch is!
  • Volg een cursus hierover.
  • Gebruik apps, timers en andere tools om het proces te stroomlijnen.
  • Creëer daar waar nodig templates voor jezelf om je toekomstige werkdruk te vergemakkelijken. Een voorbeeld : wanneer jij jouw eerste webinar maakt, maak dan meteen een template voor je toekomstige webinars, zodat je alleen maar inhoud moet wijzigen en klaar is Kees.

Ontrommel je business met deze productiviteit tools, o.a.:

  • Planners
  • Organizers
  • Alarm
  • Mind mapping software
  • Online dictafoons
  • Mailsystemen (zoals Enormail, Mailchimp, ..)
  • Enquêtes (zoals Survio of SurveyMonkey)
  • Content verspreiders (zoals MeetEdgar, Hootsuite of Buffer die je inhoud op sociale media verspreiden)
  • WordPress plugins

Je kan bijvoorbeeld een uurtje inplannen om tools te zoeken. Ja, dit kost een uurtje tijd, maar kan je nadien verschillende uurtjes teruggeven. Soms doorloop ik in 10 minuten de WordPress plugins database om te kijken of er plugins zijn die mijn leven makkelijker kunnen maken.

Even een adempauze en de checklist alvast downloaden? Op deze checklist staan alle taken uit dit blogartikel.


Stap 8 : Ontrommel je business en ontrommel je computer

Nu dat je jouw business door en door kent en alle bronnen hebt die je nodig hebt om efficiënt te werken, is het tijd om jouw computer op te ruimen.

  • Verwijder alle software die je niet gebruikt hebt de laatste 6 maanden
  • Analyseer je klasseersysteem op je computer. Ook dit zal waarschijnlijk versnipperd zijn. Het is een beetje als een kast opruimen. Neem je tijd ervoor. Laad de kast uit en schik deze opnieuw.
  • Maak een archief van folders die je wil bijhouden maar niet gebruikt. Zip deze.
  • Je kan een mindmapping tool gebruiken om een systeem op te zetten, zoals Freemind of The Brain. Maar je weet dat ik van eenvoudige dingen hou en ik gebruik een systeem dat voor kinderen werd ontworpen 😊 nl. Kidspiration.
  • Maak je bureaublad schoon! Het is zo makkelijk om files naar je bureaublad te vegen en een shortcut te maken zodat je dit bestand niet vergeet. Maar … hoe vaak vergeet je het toch? En hoeveel bestanden staan er nu al zo door mekaar? Je bureaublad is het eerste wat je ziet als jij je computer opzet. Creëer hier een leuk en ontspannend moment van.
  • Backup Backup Backup! Oh wat hou ik van de laptop levensstijl. Je kan overal werken zolang jij je laptop maar meeneemt. Maar wat als er onderweg wat gebeurt? Wat als al jouw werk van de laatste maanden weg is? Hoe gek zou je wel niet worden? Ik althans wel! Ik zou door mijn dak gaan. Je kan manueel een backup maken in een gratis (of betalend) Dropbox Account. De makkelijkste manier om het te doen is Carbonite, omdat deze automatisch op de achtergrond je werk backupt. En je weet het … alles wat geautomatiseerd kan worden … DOEN!

Stap 9 : Ontrommel je business en ontrommel je relaties

We zijn geen machines. We hebben mensen nodig. En zelfs al zijn we ontzettend op ons gemak met onszelf, dan nog zijn er altijd mensen rondom ons. Je familie, vrienden, klanten, kapper, kruidenier, … Dat is het leven.

Je kan je familie niet kiezen, maar je kan wel kiezen om niet of minder om te gaan met relaties die jouw dromen in de weg staan.

Ik ga hier niet over uitweiden, maar je weet het vast zelf wel. Sommige mensen kunnen je vermoeien, een depressief gevoel geven en voor je het weet, zit je achter je scherm te staren en komt er van werken niets.

Ga niet of minder met deze mensen om. Het leven is gewoon te kort. Leer nee zeggen en je kostbare energie te behouden voor wie jou waardeert. Die mensen die je doen voelen alsof je op de top van de wereld staat. Die je ondersteunen en helpen.


Stap 10 : Zorg voor jezelf!

Ontrommel je business heeft ook met jou persoonlijk te maken. Zelfzorg Ladies! Zorgen voor jezelf = zorgen voor je business.

Wanneer ik zelfzorg noem, betekent dit zorgen voor zowel je geest, je ziel als je lichaam. En dat dit je werk positief beïnvloedt, dat behoeft geen betoog.

Maak een lijst van wat deze dingen zijn. Ook dat hoort in je businessplan!

Languit in bad gaan, een uur mediteren, paardrijlessen volgen, naar de kapper, een uurtje naar het strand, een uitje met je man, …

Dit heeft niets te maken met een prinsessenleven willen of egoïstisch zijn. Zelfzorg laat zien dat jij belangrijk bent. En als jij dit vindt, zien anderen dat ook zo. Dat straalt uit naar je werk.


Nu alles mooi ontrommeld is …

  • Analyseer je businessdoelen en zie of deze in lijn liggen met de balans die je wil tussen werken en plezier maken.
  • Analyseer hoeveel uren je wil besteden aan geld opbrengende activiteiten<.
  • Analyseer hoeveel uren je aan uitvoerende taken wil besteden en/of je dit gaat uitgeven nu of later. Wanneer jij later iets wil uitgeven, hoe zal je weten dat het moment daar is? Welke mijlpaal gaat het moment zijn dat jij een bepaalde taak uitgeeft.
  • Analyseer hoeveel uren je wil besteden aan het leren van nieuwe technieken en strategieën.

Dat is een hele boterham, maar gelukkig is er de checklist! Op deze checklist staan alle taken uit dit blogartikel.

Ken jij iemand die ook Happy Rich & Free wil leven? Deel!
Follow

About the Author

Katinka toont ambitieuze coaches, bloggers en online ondernemers hoe een Happy Rich & Free online business op te bouwen. Ze toont je hoe je prachtige online programma’s creëert, hoe je deze winstgevend in de markt zet en er een volledig geautomatiseerde structuur van maakt. Love free stuff? Ontdek HIER​ de EXACTE STAPPEN van zero naar 100.000

Leave a Comment:

Leave a Comment: